اتصال سامانه کنترل تردد به نرم‌افزار حضور و غیاب و HR

اتصال سامانه کنترل تردد به نرم‌افزار حضور و غیاب و HR؛ یکپارچه‌سازی اطلاعات برای مدیریت هوشمند سازمان

تصور کنید اولین روز کاری یک کارمند جدید است…

واحد HR اطلاعات پرسنلی او را در نرم‌افزار منابع انسانی ثبت کرده است. اما هنوز باید کارت تردد صادر شود، سطح دسترسی مشخص گردد، دستگاه حضور و غیاب او را بشناسد و مجوز ورود به بخش‌های مختلف سازمان تعریف شود.

اگر هر یک از این مراحل به‌صورت جداگانه و دستی انجام شود، علاوه بر صرف زمان، احتمال بروز خطا نیز افزایش پیدا می‌کند. کافی است اطلاعات یک کارمند در یکی از سامانه‌ها به‌روزرسانی نشود؛ نتیجه می‌تواند ثبت نشدن تردد، دسترسی غیرمجاز یا حتی اشتباه در محاسبه حقوق و مزایا باشد.

یک واقعیت جالب

بسیاری از سازمان‌ها تصور می‌کنند مشکل آن‌ها از دستگاه حضور و غیاب یا نرم‌افزار HR است، در حالی که در بیشتر موارد، چالش اصلی عدم ارتباط بین سامانه‌های مختلف است. زمانی که کنترل تردد، حضور و غیاب و HR هرکدام به‌صورت مستقل عمل می‌کنند، اطلاعات چندین بار ثبت می‌شود و احتمال مغایرت افزایش پیدا می‌کند.

به همین دلیل، سازمان‌های پیشرو به جای استفاده از سامانه‌های جزیره‌ای، به سمت یکپارچه‌سازی سامانه کنترل تردد با نرم‌افزار حضور و غیاب و HR حرکت کرده‌اند تا تمام اطلاعات از یک منبع واحد مدیریت شود.

چرا اتصال این سامانه‌ها اهمیت دارد؟

سامانه کنترل تردد تنها وظیفه باز کردن گیت یا ثبت ورود و خروج را بر عهده ندارد. این سامانه می‌تواند اطلاعات هویتی کارکنان، مجوزهای دسترسی، ساعات حضور، سوابق تردد و حتی وضعیت اشتغال افراد را با سایر نرم‌افزارهای سازمان به اشتراک بگذارد.

در نتیجه، هر تغییری که در واحد HR ثبت شود، می‌تواند به‌صورت خودکار در سامانه کنترل تردد و حضور و غیاب نیز اعمال شود؛ بدون اینکه نیازی به ثبت مجدد اطلاعات باشد.

یکپارچه‌سازی چگونه انجام می‌شود؟

فرض کنید یکی از کارکنان از واحد مالی به واحد فناوری اطلاعات منتقل می‌شود.

در یک سیستم سنتی، اپراتور باید این تغییر را در چند نرم‌افزار مختلف اعمال کند؛ اما در یک سامانه یکپارچه، کافی است اطلاعات در نرم‌افزار HR به‌روزرسانی شود. سایر سامانه‌ها نیز به‌صورت خودکار تغییرات را دریافت می‌کنند و سطح دسترسی، اطلاعات حضور و غیاب و مجوزهای ورود فرد نیز به‌روزرسانی می‌شود.

این موضوع علاوه بر کاهش خطا، مدیریت تغییرات سازمانی را نیز بسیار ساده‌تر می‌کند.

این راهکار چگونه در سازمان اجرا می‌شود؟

اجرای این راهکار معمولاً از ترکیب تجهیزات کنترل تردد، نرم‌افزارهای مدیریتی و کنترلرهای هوشمند تشکیل می‌شود.

برای ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان، استفاده از دستگاه‌های تشخیص چهره UBio-X Face Premium یا UBio-X Face Pro می‌تواند فرآیند احراز هویت را سریع، دقیق و بدون نیاز به کارت یا رمز عبور انجام دهد. این دستگاه‌ها علاوه بر ثبت تردد، اطلاعات را برای استفاده در سامانه حضور و غیاب نیز در اختیار سازمان قرار می‌دهند.

اگر کنترل ورود به ساختمان از طریق گیت انجام شود، گیت‌های کنترل تردد Tansa مانند LTOP-111 یا Vision Touch می‌توانند عبور افراد را تنها پس از تأیید هویت مدیریت کنند. به این ترتیب، ثبت تردد و کنترل دسترسی هم‌زمان انجام می‌شود و تمامی رویدادها در سامانه ثبت خواهند شد.

در پروژه‌هایی که مدیریت متمرکز دسترسی اهمیت دارد، استفاده از نرم‌افزار Nedap AEOS در کنار کنترلرهای Nedap AP7003 و AP7803 این امکان را فراهم می‌کند که اطلاعات کاربران، مجوزهای دسترسی، زمان‌های ورود و خروج و سیاست‌های امنیتی از یک نقطه مدیریت شوند. این ساختار به‌ویژه برای سازمان‌های بزرگ، کارخانه‌ها، مراکز درمانی و مجموعه‌های چندساختمانی مزیت قابل توجهی ایجاد می‌کند.

این یکپارچه‌سازی چه مزایایی برای سازمان دارد؟

حذف ورود اطلاعات تکراری

اطلاعات کارکنان تنها یک‌بار ثبت می‌شود و بین سامانه‌های مختلف به اشتراک گذاشته می‌شود.

کاهش خطاهای انسانی

ثبت خودکار اطلاعات، احتمال اشتباه در تعریف کاربران، محاسبه کارکرد یا مدیریت دسترسی را به حداقل می‌رساند.

افزایش سرعت انجام فرآیندها

ثبت کارمند جدید، تغییر واحد سازمانی یا لغو دسترسی افراد تنها در چند لحظه انجام می‌شود.

مدیریت دقیق‌تر امنیت سازمان

سطوح دسترسی کارکنان همواره با اطلاعات ثبت‌شده در واحد HR هماهنگ خواهد بود و احتمال ورود افراد غیرمجاز کاهش پیدا می‌کند.

گزارش‌گیری متمرکز

مدیران می‌توانند گزارش‌های حضور و غیاب، سوابق تردد، وضعیت دسترسی و اطلاعات پرسنلی را از طریق سامانه‌های مدیریتی مشاهده و تحلیل کنند.

این راهکار برای چه سازمان‌هایی مناسب است؟

این راهکار برای هر سازمانی که تعداد قابل توجهی پرسنل دارد، ارزشمند است؛ اما بیشترین مزیت را در سازمان‌هایی ایجاد می‌کند که دارای چند ساختمان، چندین ورودی یا تعداد زیادی کارمند هستند.

کارخانه‌ها، مراکز صنعتی، بیمارستان‌ها، بانک‌ها، دانشگاه‌ها، شرکت‌های خصوصی و سازمان‌های دولتی از جمله مجموعه‌هایی هستند که با یکپارچه‌سازی سامانه کنترل تردد، حضور و غیاب و HR می‌توانند فرآیندهای خود را ساده‌تر، سریع‌تر و دقیق‌تر مدیریت کنند.

اگر سازمان شما در حال توسعه است…

بسیاری از سازمان‌ها در ابتدا تنها به یک دستگاه حضور و غیاب نیاز دارند؛ اما با افزایش تعداد کارکنان، ایجاد ساختمان‌های جدید یا افزایش الزامات امنیتی، نیاز به کنترل دسترسی، مدیریت گیت‌ها، ثبت گزارش‌های امنیتی و یکپارچه‌سازی با نرم‌افزار HR نیز به وجود می‌آید.

به همین دلیل، انتخاب تجهیزاتی که قابلیت توسعه در آینده داشته باشند، اهمیت زیادی دارد. استفاده از راهکارهایی مانند Nedap AEOS و کنترلرهای سری AP این امکان را فراهم می‌کند که بدون تغییر زیرساخت اصلی، امکانات جدید به سیستم اضافه شود.

راهکار پیشنهادی کارشناسان طلوع ایده پردیس

اگر هدف سازمان شما تنها ثبت ورود و خروج نیست و می‌خواهید اطلاعات پرسنلی، کنترل دسترسی، حضور و غیاب و مدیریت کاربران در یک بستر واحد انجام شود، بهتر است از همان ابتدا زیرساخت را با دید بلندمدت طراحی کنید.

ترکیب دستگاه‌های تشخیص هویت بیومتریک با برند UBio برای احراز هویت، گیت‌های کنترل تردد Tansa برای مدیریت عبور، کنترلرهای Nedap AP7003 یا AP7803 برای کنترل تجهیزات و نرم‌افزار Nedap AEOS برای مدیریت متمرکز، می‌تواند راهکاری منعطف و قابل توسعه برای بسیاری از سازمان‌ها باشد. این رویکرد علاوه بر پاسخ‌گویی به نیازهای امروز، امکان توسعه سیستم در آینده را نیز فراهم می‌کند.

برای اجرای این راهکار معمولاً از این تجهیزات استفاده می‌شود

• دستگاه‌های تشخیص چهره UBio-X Face Premium و UBio-X Face Pro برای احراز هویت و ثبت تردد کارکنان
• گیت‌های کنترل تردد Tansa مانند LTOP-111 و Vision Touch برای مدیریت ورود و خروج افراد
• کنترلرهای Nedap AP7003 و AP7803 برای مدیریت دسترسی و ارتباط تجهیزات
• نرم‌افزار Nedap AEOS برای مدیریت متمرکز کاربران، دسترسی‌ها و یکپارچه‌سازی با سایر سامانه‌های سازمانی
• دستگاه‌های بیومتریک VIRDI برای سازمان‌هایی که از احراز هویت اثر انگشت یا ترکیبی استفاده می‌کنند

جمع‌بندی

یکپارچه‌سازی سامانه کنترل تردد، نرم‌افزار حضور و غیاب و HR تنها یک اتصال نرم‌افزاری نیست؛ بلکه گامی مهم در مسیر هوشمندسازی فرآیندهای سازمان است. زمانی که اطلاعات پرسنلی، مجوزهای دسترسی و سوابق تردد در یک بستر واحد مدیریت شوند، علاوه بر کاهش خطاهای انسانی، امنیت، سرعت و بهره‌وری سازمان نیز به شکل محسوسی افزایش پیدا می‌کند.